CERTIFICARE UN DOCUMENTO

Le pratiche burocratiche sono spesso complesse e a volte sono necessarie più

copie di un atto o di un documento da presentare nei vari uffici. Purtroppo una

semplice fotocopia ai fini legali non ha alcun valore ecco allora che l’unica

soluzione è quella di richiedere una copia conforme o copia autentica del nostro

documento.

Che cos'è una copia conforme o copia autentica?

La copia conforme all’originale o copia autentica è una copia di un atto o un

documento originale sulla quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte

di un pubblico ufficiale, che attesta la fedele corrispondenza della copia

all’originale. In questo modo la copia conforme avrà lo stesso valore legale del

documento originale, a tutti i fini e gli effetti di legge, in pratica è come avere un

nuovo originale. Ecco qui le indicazioni su come certificare un documento, come

copia dell'originale, facendola firmare e datare da una figura professionale.

Quando facciamo richiesta di qualcosa come un conto corrente o un mutuo,

potrebbe esserci richiesto di presentare dei documenti certificati come copie

autentiche rispetto l'originale.

Le copie dei documenti che possono essere certificate sono:

• passaporti;

• patenti;

• documenti di un ufficio governativo;

• conti correnti presso banche o società di credito o estratti conto della carta di

credito;

• fatture delle bollette di gas, luce o di tasse comunali;

• documenti di ospedali o dottori.

Va tenuto in considerazione che le regole per ottenere la copia autentica del

passaporto, o per ottenere la copia autentica per poteri di procura possono essere

diverse.

Chi può certificare un documento? (da verificare)

Il nostro documento deve essere certificato da una figura professionale o da

qualcuno che possiede ottima reputazione nella comunità. Possiamo rivolgerci alle

seguenti figure se offrono il servizio:

• ufficiale bancario o di istituto di credito;

• consigliere;

• ministro di culto;

• dentista;

• ragioniere abilitato;

• avvocato (solicitor) o notaio;

• insegnante o professore.

Ci sono però delle restrizioni che dobbiamo assolutamente tenere in

considerazione. Infatti la persona a cui ci rivolgiamo non deve essere:

• imparentata con noi;

• domiciliata al nostro stesso indirizzo;

• legata sentimentalmente a noi.

Questo al fine di poter garantire l’autenticità del documento al 100%.

È bene verificare sempre presso l'organizzazione che ci richiede la copia

certificata se hanno delle regole specifiche per chi può certificarci il documento. È

bene chiederlo subito in modo da evitare di spendere eventuali soldi per materiale

che poi non viene accettato, causando un allungamento ulteriore anche delle

tempistiche.

Come certificare un documento?

La copia certificata deve riportare sempre delle caratteristiche ben definite. Un

professionista saprà sicuramente quali parti dovranno essere aggiunte alla copia,

ma ecco di seguito un elenco, che va in ogni caso controllato:

• facciamo applicare la dicitura ‘Certified to be a true copy of the original seen by

me’ (certificata come copia autentica dell'originale accertata da me) sul

documento;

• facciamola firmare e datarla;

• facciamo applicare il nome del professionista stampato sotto la sua firma;

• facciamo aggiungere il titolo o l’occupazione, l’indirizzo e numero di telefono.

La persona che certifica il documento può richiedere un pagamento, perciò verifica

sempre questo aspetto prima di confermare la volontà a procedere.

Certificare una traduzione

Il documento potrebbe essere richiesto in lingua inglese, possiamo quindi chiedere

ad un traduttore certificato di produrre il materiale, che in ogni caso dovrà riportare

le seguenti parti:

• ‘true and accurate translation of the original document’ (vera e accurata

traduzione del documento originale);

• la data della traduzione;

• il nome completo e i contatti del traduttore o del rappresentante della società di

traduzioni.

Se necessitiamo di sostegno o di accedere a questo genere di servizio possiamo

rivolgerci alle liste consolari dei professionisti abilitati a svolgere questa attività.

Possiamo anche inviare una mail per richiesta di supporto a Complitaly all'indirizzo help@complitaly.uk , un professionista certificato potrà venire in nostro aiuto.